E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Wer wann umstellen muss

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell ausgelesen werden kann. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteter XML-Datei).

Der Gesetzgeber definiert den Begriff in § 14 Abs. 1 UStG so:

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ – § 14 Abs. 1 UStG

Ein einfaches PDF, ein Foto oder ein Scan ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgeschlossen, weil sie nicht alle Pflichtangaben enthalten.

Welche Fristen gelten für die E-Rechnung?

Die Pflicht kommt in drei Stufen. Entscheidend ist, ob die Rechnung an ein anderes Unternehmen im Inland geht (B2B).

Bis 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Betriebe bis 800.000 € Vorjahresumsatz behalten dieses Recht bis 31.12.2027 – PDF-Rechnungen brauchen seit 2025 allerdings die Zustimmung des Empfängers, Papier nicht.

Wer ist von der Ausstellungspflicht ausgenommen?

Die Pflicht zur Ausstellung gilt nicht für:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto,
• Fahrausweise,
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG,
• Rechnungen an Privatpersonen und an Kunden im Ausland.

Die Empfangspflicht gilt dagegen ohne Ausnahme. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg, die Rechnung muss aber lesbar gemacht und unverändert aufbewahrt werden – bei Buchungsbelegen seit 2025 für 8 Jahre.

Wie stellt ein Betrieb in der Praxis um?

Die Umstellung dauert in kleinen Betrieben erfahrungsgemäß wenige Wochen, wenn die Buchhaltungssoftware das Format bereits unterstützt. Ein pragmatischer Ablauf:

1. Software prüfen: Kann das Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 erzeugen?
2. Umsatz 2026 schätzen: Liegt er über 800.000 €, muss die Umstellung bis 31.12.2026 abgeschlossen sein.
3. Stammdaten ergänzen: Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern, Bestellnummern und E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand bei Geschäftskunden.
4. Archiv einrichten: Die XML-Datei ist das maßgebliche Original und muss GoBD-konform gespeichert werden.
5. Testlauf: Einige Rechnungen an Stammkunden im neuen Format senden und die Validierung prüfen.

Was ändert sich 2030 mit ViDA?

Mit der EU-Richtlinie „VAT in the Digital Age“ (Richtlinie (EU) 2025/516) werden ab 01.07.2030 auch Rechnungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten elektronisch nach EN 16931. Die Umsatzdaten werden dann nahezu in Echtzeit gemeldet und ersetzen die bisherige Zusammenfassende Meldung.

Wer heute auf eine Software mit sauberer EN-16931-Unterstützung umstellt, ist für diesen Schritt bereits vorbereitet.