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Elektronische Arbeitszeiterfassung: Was der Entwurf 2026 plant

Aktualisiert Von der Redaktion digital-umstellen.de3 Quellen

Kurz beantwortet

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit bereits heute erfassen – das folgt aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022. Eine gesetzliche Regelung zur Form fehlt noch. Ein Referentenentwurf des BMAS von Juni 2026 sieht vor, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch am selben Tag aufzuzeichnen. Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten sollen ausgenommen sein, kleinere Betriebe bis zu 5 Jahre Übergangszeit erhalten.

Müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit schon heute erfassen?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen. Eine bestimmte Form hat das Gericht nicht vorgegeben.

Für Minijobs und bestimmte Branchen – etwa Bau, Gastronomie und Logistik nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – bestehen zusätzlich schon lange Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz.

Was sieht der Referentenentwurf vor?

Mitte Juni 2026 wurde ein Entwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales bekannt. Das Ministerium spricht selbst von einer internen Arbeitsfassung.

Übergangsfristen laut Referentenentwurf (Stand Juni 2026)
BetriebsgrößeFrist nach Inkrafttreten
weniger als 10 Beschäftigteausgenommen
bis 50 Beschäftigtebis zu 5 Jahre
bis 250 Beschäftigte2 Jahre
über 250 Beschäftigte1 Jahr

Kernpunkte des Entwurfs:

  • Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit,
  • grundsätzlich elektronisch,
  • Erfassung am Tag der Arbeitsleistung,
  • Ausnahmen für Hausangestellte in Privathaushalten und bestimmte entsandte Beschäftigte.

Welche Systeme kommen infrage?

Für die meisten Betriebe eignen sich drei Varianten:

  1. App-basierte Erfassung auf dem Smartphone – verbreitet im Handwerk und im Außendienst.
  2. Terminals mit Chip oder PIN – typisch für Produktion, Handel und Gastronomie.
  3. Browser-Lösungen am Arbeitsplatz – für Büro und Homeoffice.

Wichtig ist die Anbindung an die Lohnabrechnung, damit Zuschläge und Überstunden nicht doppelt erfasst werden. Der Betriebsrat hat bei der Einführung ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung.

Welche Personalpflichten sind bereits digital?

Zwei Umstellungen gelten schon: Seit 01.01.2023 rufen Arbeitgeber Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch bei der Krankenkasse ab (eAU). Seit 01.01.2025 dürfen Arbeitsbedingungen in Textform nachgewiesen werden – außer in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG.

Die Fristen zu diesem Thema

  1. offenTermin offen
    Entwurf

    Elektronische Arbeitszeiterfassung

    Wer: Arbeitgeber ab 10 Beschäftigten (laut Referentenentwurf)

    Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen elektronisch und am selben Tag erfasst werden. Übergang laut Entwurf: 1 Jahr für große Betriebe, 2 Jahre bis 250, 5 Jahre bis 50 Beschäftigte.

    PersonalQuelle: IHK Rhein-Neckar: Arbeitszeiterfassung 2026Ratgeber lesen

  2. gilt
    gilt bereits

    Krankmeldungen elektronisch abrufen (eAU)

    Wer: Arbeitgeber mit gesetzlich versicherten Beschäftigten

    Arbeitsunfähigkeitsdaten werden über die Lohnsoftware bei der Krankenkasse abgerufen. Der gelbe Schein als Nachweis gegenüber dem Arbeitgeber entfällt.

    PersonalQuelle: § 109 SGB IV

  3. gilt
    gilt bereits

    Arbeitsbedingungen in Textform nachweisen

    Wer: Arbeitgeber – außer Branchen nach § 2a SchwarzArbG (u. a. Bau, Gastronomie, Spedition)

    Der Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen darf per E-Mail oder PDF erfolgen, wenn er speicher- und druckbar ist und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis anfordert.

    PersonalQuelle: § 2 NachwG

Häufige Fragen

Ist Excel für die Zeiterfassung noch erlaubt?

Derzeit ja, solange die Aufzeichnung vollständig und verlässlich ist. Der Entwurf verlangt eine elektronische Erfassung; ob eine Tabelle dafür genügt, hängt von der endgültigen Fassung ab.

Gilt die Vertrauensarbeitszeit weiter?

Ja. Auch bei Vertrauensarbeitszeit muss die Arbeitszeit erfasst werden. Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber verantwortlich.

Wann tritt das Gesetz in Kraft?

Das steht noch nicht fest. Stand 16.09.2026 liegt nur ein Referentenentwurf vor, den das BMAS selbst als interne Arbeitsfassung bezeichnet.

Quellen

  1. IHK Rhein-Neckar: Arbeitszeiterfassung 2026
  2. Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
  3. Kliemt.blog: Gesetzesentwurf zur Arbeitszeit 2026

Stand: 16.09.2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Der Text wurde mit KI-Unterstützung erstellt; alle Fristen und Zahlen wurden anhand der genannten Quellen geprüft. Wie wir arbeiten